Ein Jahr soziales Intranet
„Das Tool selbst ist die beste Werbung“
Ein Jahr Coyo: Anfang 2020 launchte das Projektteam rund um Xenia Sarigiannidis, Johann Sebastian Schmidt und Markus Wasch ein neues Intranet für die Vorwerk Gruppe. Dann kam Corona. Welche Rolle das neue Informations- und Kommunikationstool heute spielt, welche Herausforderungen die Einführung und Nutzung mit sich bringen und wie die Kolleginnen und Kollegen das Social Intranet annehmen – wir haben nachgefragt.
Eine etwas provokative Frage direkt zu Beginn: Braucht man in Zeiten von Messengern und Kollaborationstools wie Microsoft Teams überhaupt noch ein Intranet?
Markus Wasch: Diese Frage haben wir uns natürlich auch gestellt. Die Antwort lautet definitiv: ja. Insbesondere dann, wenn ich eine Information an eine größere Gruppe im Unternehmen ausspielen möchte, bietet ein Intranet wie Coyo bessere Möglichkeiten als zum Beispiel ein klassisches Kollaborationstool wie Teams.
Xenia Sarigiannidis: Coyo bietet uns im Gegensatz zu Teams eine flexible und weitreichende Gestaltung von Seiten. Wir wollten ein Kommunikationstool, das sehr einfach und intuitiv nutzbar ist – sowohl für Redakteure als auch für alle Mitarbeitenden.
Markus Wasch: Heute können wir fachbezogene Diskussionen all jenen zugänglich machen, die daran interessiert sind. So fördern wir nicht nur den Wissenstransfer, sondern erleichtern auch das Auffinden von Experten zu bestimmten Themen und Fachgebieten.
Wie glücklich seid ihr, dass ihr das Intranet noch so kurz vor dem ersten Corona-Lockdown launchen konntet?
Johann Sebastian Schmidt: Für die Zusammenarbeit im Homeoffice war erst einmal die rechtzeitige Einführung von Microsoft Teams und allen Microsoft 365-Anwendungen der wichtigere Schritt. Das muss man deutlich sagen. Aber sicher: auch dank Coyo haben wir eine wichtige Grundlage für die Zusammenarbeit im Homeoffice schaffen können.
Markus Wasch: Es war schon auch ein Segen, den Austausch über Coyo zu haben. Als zum Beispiel zu Beginn des ersten Lockdowns in einzelnen Ländern neue Konzepte und Lösungen erarbeitet wurden, konnten diese Ideen schnell und unkompliziert mit allen relevanten Kolleginnen und Kollegen geteilt bzw. von diesen gefunden werden. Wir haben eine News-Serie unter dem Hashtag #CourageousAgainstCorona gestartet, um Erfolgsgeschichten und Learnings noch einmal aufzugreifen und an die richtigen Leute zu adressieren. Das war Anregung und Mutmacher zugleich. Mit unserem alten Intranet wäre das so nicht möglich gewesen.
Worin unterscheidet sich Coyo denn vom alten Vorwerk Intranet?
Markus Wasch: Der größte Unterschied ist wohl, dass unser vorheriges Intranet nur eine sehr lineare, Top-down-Kommunikation zuließ. Um es etwas überspitzt zu formulieren, wurden Inhalte einfach eingekippt – ob es die Mitarbeitenden interessiert oder nicht. In Coyo können sich die Kolleginnen und Kollegen nun in Communities zu spezifischen Themen austauschen und Seiten mit den Inhalten abonnieren, die sie besonders interessieren.
Johann Sebastian Schmidt: Damit ist das Intranet Teil einer groß angelegten Kulturinitiative, die im Unternehmen bereits vor einiger Zeit angestoßen wurde. Unter dem Motto „Go4Courage” werden eine offene Kommunikation sowie das Arbeiten über Abteilungsgrenzen hinweg stärker gefördert. Jede und jeder Mitarbeitende kann nun Artikel erstellen und diese mit seinen Kontakten teilen. Man ist Teil der Unternehmenskommunikation.
Markus Wasch: Ein weiterer Unterschied ist, dass wir endlich mehr Mitarbeitende anbinden konnten, weil Coyo als App und damit auch für unsere „Non-Desk-Worker“ gut funktioniert. Das war im Corona-Jahr 2020 ein wichtiger Vorteil. Denn so konnten unsere Produktionsmitarbeiter in Deutschland und Frankreich alle relevanten Informationen rund um neue Corona-Regeln schnell und direkt über das Social Intranet beziehen.
Wie lang hat die Entwicklung des Intranets zuvor gedauert?
Johann Sebastian Schmidt: Nach den ersten Pre-Studies und der Entscheidung für Coyo, haben wir mit dem Projektteam etwa ein halbes Jahr für die Projektumsetzung gebraucht, wobei das Projektteam aus sechs Personen und unserem Dienstleister bestand.
Pre-Studies heißt: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden bei der Entwicklung eingebunden?
Xenia Sarigiannidis: Ja, genau. In unseren ersten Workshop mit Stakeholdern und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen und Ländern sind wir eigentlich noch ohne jede Vorgabe gegangen und haben auf einem weißen Blatt Papier gearbeitet. Wir haben gefragt: Was wollt ihr eigentlich? Wie wollt ihr kommunizieren? Wie wollt ihr informieren? In der Folge haben wir die teils individuellen Anforderungen priorisiert. Uns war zwar schnell klar, dass wir einzelne „Seiten“ für unsere Kommunikation im Unternehmen benötigen. Unsicher waren wir uns hingegen, ob wir wirklich die so genannten „Communities“ brauchen – weil diese auch sehr große Gemeinsamkeiten und Überschneidungen mit Teams haben.
Johann Sebastian Schmidt: Wir haben stark darauf geachtet, dass wir die Anwendungsfälle klar voneinander abgrenzen – und haben daher auch in enger Abstimmung mit dem Microsoft 365-Team von Vorwerk gearbeitet.
Wie genau wurde die Nutzung denn abgegrenzt?
Markus Wasch: Eine Gefahr, die wir gesehen haben, ist, dass Coyo statt für den übergeordneten Wissensaustausch tatsächlich dauerhaft für projektbezogene Kommunikation genutzt würde – und dann wichtige Dinge untergingen. Um das zu vermeiden, haben wir die originär als „Workplaces“ bezeichneten Gruppen auch ganz bewusst in „Communities“ umbenannt. So wollten und konnten wir Missverständnisse vermeiden. Wir haben außerdem einen groben Leitfaden für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erarbeitet, um eine gute Orientierung zu geben, was wie und wo kommuniziert werden sollte. Wobei wir mit Sicherheit nicht mit erhobenem Zeigefinger durch unser Intranet surfen würden, um Leute zurechtzuweisen. Aber das war bislang auch nicht nötig.
Mit Veränderungen ist es bekanntlich nicht immer leicht: Wie wird das neue Intranet denn nach einem Jahr angenommen?
Johann Sebastian Schmidt: Ich glaube, dass es schon Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt, die Respekt vor dieser neuen, etwas offeneren Art der Kommunikation hatten – und deshalb auch zurückhaltend waren. Wie in vielen anderen sozialen Netzwerken auch, gibt es sicher jene, die erst einmal einfach nur still mitlesen, auf der anderen Seite haben aber viele Kolleginnen und Kollegen diese neue Art der Kommunikation für sich entdeckt und teilen bzw. kommentieren proaktiv Content.
Xenia Sarigiannidis: Vor dem Start mussten wir einige kritische Stimmen von den Funktionen des neuen Social Intranets überzeugen. Aber nachdem die Bereiche Coyo genauer kennen gelernt hatten, war dies schnell vom Tisch.
Markus Wasch: Für den Großteil der Kolleginnen und Kollegen war die Umstellung eine deutliche Verbesserung – und sie sehen die Möglichkeit, sich mehr einzubringen, sich Gehör zu verschaffen und ihre Themen zu platzieren. Dafür sprechen auch die Zahlen nach einem Jahr Coyo. Wir haben im ersten Jahr 1.875 Blog-Artikel gezählt. Es sind 1.329 neue Wiki-Einträge entstanden und es wurden 20.000 Dokumente geteilt. Dazu kommen mehr als 2.000 Beiträge und 2.100 Kommentare.
Wenn ihr auf die Entwicklung vor über einem Jahr zurückblickt: Was waren die größten Herausforderungen?
Xenia Sarigiannidis: Die Technologie-Entscheidung im Unternehmen war auf jeden Fall herausfordernd und komplex (lacht). Wir mussten doch einiges an Überzeugungsarbeit leisten, um letztlich mit Coyo arbeiten zu können.
Markus Wasch: Auch die neue Struktur des Social Intranets hat uns vor Herausforderungen gestellt. Insbesondere die Migration des alten Contents in diese neue Struktur, in enger Abstimmung mit den verschiedenen Ländern, hat dem Projektteam einiges an Schweiß und Hirnschmalz gekostet. (lacht auch)
Wir haben zu Beginn über Learnings und Wissenstransfer gesprochen: Welche Tipps habt ihr für andere Unternehmen, die ein neues Intranet einführen wollen?
Markus Wasch: Das ist natürlich schwer zu beantworten, weil die Ansprüche von Organisation zu Organisation völlig unterschiedlich sind. Aber ich glaube, dass man ein Intranet nicht aus dem Elfenbeinturm heraus planen und einführen, sondern sich frühzeitig Ideen und Feedback einholen sollte. Die Bedürfnisse an ein solches Kommunikationsmittel sind so individuell wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihre tägliche Arbeit.
Xenia Sarigiannidis: Was auch wichtige Punkte sind: eine gute Kommunikation und frühzeitige Information über die geplante Veränderung. Man möchte nicht, dass sich die Kolleginnen und Kollegen von einem Tag auf den anderen fragen, wo plötzlich das alte Intranet und damit abgespeicherte Informationen oder wichtige Verlinkungen hin sind. Beim Marketing für das neue Intranet kann man sich – und so haben wir es auch letztlich gehandhabt – dafür eher etwas zurückhalten. Denn das Tool selbst ist die beste Werbung.
Zu den Personen:
Markus Wasch verantwortet als Redakteur Corporate Communications die interne Kommunikation bei Vorwerk und betreut seit der Einführung auch das neue Intranet.
Xenia Sarigiannidis arbeitet als Solution Adoption Manager Intranet & Cloud Apps bei Vorwerk. Ihr derzeitiges Projekt ist der Aufbau des Adobe Experience Manager (AEM) Services im Unternehmen.
Johann Sebastian Schmidt ist als Junior Project Manager im Bereich IT-Applications tätig. Aktuell verantwortet und koordiniert er den weltweiten Rollout des Sourcing 3.0 Network Projektes.
