Chat, E-Mail, Telefon: So gelingt die Kommunikation im Team

Kommunikations-Knigge

Ob im Management, im Marketing oder im Kundenservice: Wer in Bürojobs arbeitet, ist mit den Kollegen häufig online verbunden – per E-Mail oder Chat. Über diese Kanäle werden schnell viele Informationen ausgetauscht, die manchmal auch zu Missverständnissen führen. Um unnötigen Frust zu vermeiden, geben wir Tipps zum besseren Umgang miteinander und berichten über effiziente Kommunikationstools am Arbeitsplatz.

Einer, der sich in seinem Job ständig mit Kommunikation beschäftigt, ist Michele Aggiato. Bei Vorwerk International ist er als Head of Social Communication & Customer Love tätig. Also genau der richtige Mann, der uns ein paar Ratschläge zum richtigen Einsatz von Kommunikationsmedien geben kann. Hier berichtet er über seine aktuellen drei Lieblingstools, über die er mit seinem Team alles bespricht.

Slack ist ein amerikanisches Tool für den Firmenchat, eine Mischung aus Whats App, Twitter und Facebook, mit dem man einzelnen Kollegen oder dem ganzen Team kurze Nachrichten schicken an, die oft sehr schnell beantwortet werden. Ich nutze Firmenchats wie Slack und zukünftig MS Office 365 mit allen Kollegen, mit denen ich berufsmäßig vernetzt bin. Die Projektkommunikation mit meinem Team funktioniert hierüber sehr gut sowie auch die Krisenkommunikation, wo in kürzester Zeit verschiedene Updates gepostet werden müssen.

Voraussetzung ist, das der Kontext klar ist, indem sich die Kommunikation bewegt. Das heißt: Wenn der Empfänger weiß, was die Anforderung des Projektes ist und die Ziele klar definiert sind, kann die weitere Kommunikation per Chat verlaufen.

Die schnelle Art des Austauschs hilft auch dem Gefühl, verbunden zu sein, insbesondere wenn die Kollegen, mit denen man zusammenarbeitet, an unterschiedlichen Orten unterwegs sind. Manchmal verschicke ich über den Firmenchat kleine Umfragen, ein einfaches „Hey, wie findet ihr das Thema?“ an mein Team. Wenn ich dann drei Daumen hoch, also Emojis, als Antwort zurückbekomme, reicht das schon, um eine Tendenz wahrzunehmen. Dafür brauche ich keine E-Mail mehr.

Der Chat eignet sich folglich für kleine Anliegen, die zeitnah mit den Kollegen geklärt werden müssen. Das können kurze, einfache Fragen, Hinweise und leicht verständliche Anweisungen sein. Komplizierte Themen, die mehr Erklärung brauchen, haben im Chat nichts verloren.

Die E-Mail nutze ich zum einen für die Kommunikation mit Kollegen, die ich über Slack nicht erreiche, zum anderen für längere Inhalte, die ich in Form eines Newsletters verschicken will. Das können Reportings für die Vorgesetzten sein oder auch Update-Berichte, bei denen ich in die Tiefe gehe.

Wichtig ist, beim Schreiben einige Grundregeln einzuhalten. So sollten die Grammatik stimmen und bloß keine Wörter in Versalien, reinen Großbuchstaben, verwendet werden. Das bedeutet automatisch: „Ich werde lauter“. Im Unterschied zum Chat braucht jede E-Mail eine Anrede sowie einen Gruß am Ende, es sei denn, man schickt sich zeitnah mehrere E-Mails hin und her. Dann können solche Floskeln ab der zweiten E-Mail wegfallen. Auch wenn man verärgert ist, sollte in E-Mails ein anständiger Ton gewahrt werden (was übrigens auch für den Chat gilt). Spitze Bemerkungen können gelesen viel schlimmer klingen als sie gemeint waren.

Auch der Verteiler sollte mit Bedacht gewählt werden. Sensible Themen am besten nur an die Person schicken, die es betrifft. Nicht mehrere Kollegen in Kopie setzen! Man kann später immer noch entscheiden, ob man den Sachverhalt an Dritte weiterleitet. Dann bitte offen: Solche E-Mails in Blindkopie (bcc) sind ein No-Go!

Die E-Mail wird demnach im Berufsalltag bleiben, nur muss man wissen, dass sich die Kommunikation hierüber sehr langatmig gestalten kann. Die meisten schreiben zu viel, was dazu führt, dass zu viele Inhalte auf einmal transportiert werden und sich die Reaktion verzögert. 

Telefon- und Videokonferenzen, wie sie mit der Websoftware „Go-to-Meeting“ oder bald auch Office 365 realisiert werden, kommen immer dann zustande, wenn Projekte und Aufgaben umfassend besprochen werden müssen. Das kann mit allen Teammitgliedern gleichzeitig sein oder nur mit einem einzelnen Kollegen. Diese virtuellen Konferenzen sind meist der erste Schritt in einem Projekt. Sollten sich im Laufe der Zeit die Rahmenbedingungen ändern, kommen wir erneut auf diese Weise zusammen, um die Aufgaben zu definieren.

Das gute alte Festnetztelefon wird dafür immer weniger in die Hand genommen. Ich telefoniere nur noch online über meine Kommunikationstools, die sich wahlweise vom Computer oder Smartphone aus bedienen lassen. Zum Beispiel wenn ich das Gefühl habe, dass das Gesagte von meinem Gesprächspartner nicht richtig verarbeitet wurde. Ein Telefonat ist dann die beste Art, die Beziehung wieder ins Gleichgewicht zu bringen.

Wenn die Person vor Ort ist, kann man auch zusammen Kaffee trinken oder spazieren gehen. Ich frage dabei nach, ob alles in Ordnung ist. Nicht nur das Verbale, sondern auch das Nonverbale, die Körpersprache, hilft mir in diesem Moment, das Gesagte besser einordnen und bewerten zu können. Sich persönlich zu treffen ist auch ein probates Mittel beim Feedback geben. Eine kurze positive Rückmeldung kann über jedes Kommunikationsmittel stattfinden, eine ausführliche aber nicht. Es ist ein Zeichen der Anerkennung, wenn man hierfür das persönliche Gespräch sucht.